BIP Gminy Lipno Biuletyn Informacji Publicznej

WÓJT GMINY LIPNO

OGŁASZA NABÓR NA WOLNE STANOWISKO URZĘDNICZE

W URZĘDZIE GMINY LIPNO

UL. MICKIEWICZA 29, 87-600 LIPNO

Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich

(nazwa komórki organizacyjnej)

Stanowisko: Sekretarka – Archiwista
(nazwa stanowiska pracy)

w pełnym wymiarze czasu pracy
liczba kandydatów do wyłonienia: 1 osoba 

Wynagrodzenie: 5500-6500 plus dodatek stażowy

1.       Wymagania niezbędne (konieczne):

1)      obywatelstwo polskie;

2)      pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;

3)      nieskazanie prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;

4)      wykształcenie wyższe administracyjne;

5)      posiadanie studiów podyplomowych z zakresu archiwistyki lub ukończonego kurs kancelaryjno–archiwalnego minimum pierwszego stopnia;

6)      posiada co najmniej dwuletni staż pracy w samorządowych jednostkach organizacyjnych;

7)      umiejętność biegłej obsługi urządzeń informatycznych i biurowych;

8)      cieszy się nieposzlakowaną opinią;

9)      wysoka kultura osobista;

10)   stan zdrowia pozwalający na wykonywanie czynności objętych zakresem zadań.

2. Wymagania dodatkowe (pożądane/fakultatywne):

2)      preferowane doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku;

3)      znajomość przepisów w zakresie ustaw: Kodeksu postępowania administracyjnego, o samorządzie gminnym, pracownikach samorządowych;

4)      znajomość systemów kancelaryjnych oraz znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych i regulacji ogólnie obowiązujących dotyczących postępowania z dokumentacją;

5)      bardzo dobra znajomość obsługi komputera: pakietu Microsoft Office, w tym Excel, Word;

6)      umiejętność interpretacji i stosowania odpowiednich aktów normatywnych oraz przepisów prawa
z zakresu wykonywanych zadań;

7)      wskazane doświadczenie zawodowe przy wykonywaniu podobnych czynności w administracji, w tym na pokrewnych stanowiskach;

8)      dokładność, sumienność, komunikatywność, umiejętność pracy w zespole, samodzielność, zdolność analitycznego myślenia, dyspozycyjność.

3.       Zakres wykonywanych zadań na stanowisku:

1)      obsługa kancelaryjno – techniczna Wójta;

2)      obsługa kancelaryjno – techniczna Rady;

3)      prowadzenie obsługi kancelaryjna Urzędu;

4)      obsługa posiedzeń Rady Gminy i jej komisji oraz innych zebrań, i spotkań polegająca na dokonywaniu zakupów, przygotowaniu Sali konferencyjnej;

5)      koordynacja przyjęć interesantów do Wójta;

6)      udzielanie informacji interesantom, kierowanie do właściwych pracowników;

7)      przyjmowanie skarg i wniosków mieszkańców oraz prowadzenie rejestru skarg i wniosków;

8)      koordynacja i zapewnienie realizacji harmonogramu spotkań, kontaktów i narad Wójta;

9)      współpraca z gminnymi jednostkami organizacyjnymi;

10)  prowadzenie rejestru ogłoszeń, obwieszczeń dotyczących licytacji nieruchomości;

11)  przyjmowanie i prowadzenie rejestru oświadczeń majątkowych;

12)  przyjmowanie i prowadzenie rejestru ofert przetargowych;

13)  prowadzenie rejestru delegacji służbowych pracowników;

14)  prowadzenie rejestru szkoleń pracowników Urzędu Gminy;

15)  sporządzanie list obecności oraz nadzór nad nimi;

16)  odbiór korespondencji, paczek i czasopism od operatora;

17)  prowadzenie rejestru poczty przychodzącej;

18)  obsługa poczty elektronicznej oraz prowadzenie rejestru poczty e-mail i faksu;

19)  doręczanie korespondencji na odpowiednie stanowiska pracy zgodnie z dekretacją;

20)  prowadzenie rejestru korespondencji wychodzącej i doręczenie jej do operatora pocztowego;

21)  sporządzanie dziennych oraz miesięcznych sprawozdań z wysyłanej poczty listowej;

22)  zamówienia materiałów biurowych dla pracowników Urzędu;

23)  wydawanie i prowadzenie rejestru materiałów biurowych dla pracowników Urzędu;

24)  prowadzenie kalendarza spotkań, zaplanowanych uroczystości oraz szkoleń Wójta Gminy Lipno;

25)  prenumerata czasopism, publikacji, wydawnictw specjalistycznych;

26)  obsługa urządzeń biurowych: kserokopiarki, centrali telefonicznej;

27)  prowadzenie rejestru dokumentów mylnie skierowanych do Urzędu Gminy;

28)  przygotowanie korespondencji dla gońca na teren gminy i miasta Lipna;

29)  stała współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją;

30)  przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych stanowisk pracy Urzędu;

31)  opracowywanie przyjętej dokumentacji, prowadzenie jej ewidencji oraz przechowywanie i zabezpieczanie;

32)  udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;

33)  przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego;

34)  inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego;

35)  prowadzenie koniecznej sprawozdawczości zgodnej z zakresem obowiązków;

4. Warunki pracy na stanowisku:

1)      umowa o pracę na czas określony, z możliwością zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony;

2)      miejsce pracy – praca wykonywana będzie w Urzędzie Gminy Lipno, ul. Mickiewicza 29, biuro na I piętrze (obiekt Urzędu nie jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich).

3)      wymiar czasu pracy – praca w pełnym wymiarze czasu pracy (40-godzinny tygodniowy wymiar czasu pracy), od poniedziałku do piątku (może wystąpić konieczność nadgodzin);

4)      praca w pokoju wieloosobowym;

5)      stanowisko pracy – praca ma charakter biurowy, wymaga częstego kontaktu z klientami oraz z różnego rodzaju powiązanymi instytucjami, z wykorzystaniem sprzętu komputerowego powyżej 4 godzin dziennie (praca przy monitorze ekranowym);

6)      brak uciążliwych i szkodliwych warunków pracy.

5. Wymagane dokumenty:

1)       własnoręcznie podpisany list motywacyjny;

2)       własnoręcznie podpisany życiorys;

3)       wypełniony i własnoręcznie podpisany kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się
o zatrudnienie wraz z numerem telefonu;

4)       kopie świadectw pracy lub oświadczenie w przypadku kontynuacji zatrudnienia potwierdzające wymagany staż pracy;

5)       kopia dokumentu potwierdzającego wykształcenie;

6)       kserokopie dokumentów, zaświadczeń potwierdzających dodatkowe kwalifikacje (o ukończonych studiach podyplomowych, kursach, szkoleniach, uprawnieniach);

7)       własnoręcznie podpisane oświadczenia o:

a)       posiadaniu obywatelstwa polskiego;

b)      pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni z praw publicznych;

c)       nieposzlakowanej opinii;

d)      niekaralności prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;

e)      wyrażeniu zgody na przetwarzanie przez Urząd Gminy Lipno, ul. Mickiewicza 29, 87-600 Lipno danych osobowych, do celów rekrutacji, stosownie do art. 6 ust.1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 2018.127.2) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);

8)       kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność, jeżeli kandydat zamierza skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art.13a ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1135);

6. Miejsce i termin złożenia dokumentów:

Dokumenty aplikacyjne przyjmowane są wyłącznie w formie pisemnej, należy je składać osobiście w siedzibie Urzędu Gminy Lipno, ul. Mickiewicza 29, pokój nr 17 lub przesłać pocztą (decyduje data wpływu do Urzędu) na adres: Urząd Gminy Lipno, ul. Mickiewicza 29, 87-600 Lipno. Oferty zapakowane w zaklejonej kopercie powinny zostać opatrzone dopiskiem: „Dotyczy naboru na stanowisko Sekretarka – Archiwista” i dostarczone w terminie do dnia 30 września 2025 roku, do godz. 16:15. Aplikacje, które wpłyną do urzędu po wyżej określonym terminie lub niekompletne nie będą rozpatrywane.

7.       Etapy naboru.

I etap – wstępna selekcja kandydatów – weryfikacja spełnienia przez kandydatki/kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części „wymagane dokumenty”. W związku z tym podkreślamy, że kompletne aplikacje to takie, które zawierają wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia. Dokumenty aplikacyjne, które zostaną złożone w innej formie niż zamknięta koperta albo wpłyną po wyżej określonym terminie nie będą rozpatrywane.
W przypadku przesłania dokumentów pocztą decyduje data wpływu do urzędu. 

II etap – selekcja końcowa kandydatów: test i rozmowa kwalifikacyjna. Przy czym, dopuszcza się możliwość odstąpienia od przeprowadzania testu wiedzy w przypadku małej liczby kandydatów.

Kandydaci, którzy przejdą I etap zostaną powiadomieni telefonicznie o terminie dalszego postępowania kwalifikacyjnego. informacja o wyniku końcowym naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej: www.bip.uglipno.pl oraz na tablicy informacyjnej Urzędu Gminy.

8. Dodatkowe informacje:

1)      informacja wynikająca z art. 13 ust. 2 pkt 4b ustawy o pracownikach samorządowych – w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Gminy Lipno w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych wyniósł poniżej 6 %.

2)      szczegółowe zasady zatrudniania na stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Lipno w oparciu o otwarty i konkurencyjny nabór na wolne stanowiska urzędnicze określone w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1135) zawarte zostały w Regulaminie naboru.

3)      kserokopie dokumentów, które składa kandydat powinny być przez niego potwierdzone za zgodność
z oryginałem;

4)      dokumenty składane w oryginale winny być opatrzone własnoręcznym podpisem;

5)      oferty niewykorzystane w naborze i nieodebrane osobiście (w pok. 24) w terminie jednego miesiąca od daty opublikowania informacji o wyniku naboru w Biuletynie Informacji Publicznej zostaną zniszczone.

Wójt Gminy Lipno

Andrzej Piotr Szychulski